La dématérialisation est lutilisation de la voie électronique pour les échanges dinformations. Lobjectif est dencourager les petites et moyennes entreprises à répondre aux appels doffres. En effet, les avantages de la dématérialisation sont multiples. Elle permet tout dabord des gains financiers : les coûts de transmission et de transport des données sont réduits. Ensuite, des gains de productivité : les délais de transmission sont raccourcis ; laccès à linformation de la commande publique est amélioré. Enfin, des gains organisationnels.
La dématérialisation concerne les marchés publics de plus de 90 000 euros hors taxes. Depuis le 01 janvier 2010, l'acheteur public doit publier l'avis de publicité et tous les documents de la consultation sur son profil d'acheteur. Il peut obliger lentreprise à transmettre les candidatures et les offres par voie électronique. Aussi, pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques, l'entreprise doit transmettre par voie électronique les candidatures et les offres. Lacheteur devra accepter de recevoir les candidatures et les offres ainsi transmises à partir du 01 janvier 2012.
LAdministration doit dématérialiser les publicités davis dappel public à la concurrence. Elle peut obtenir en ligne les dossiers de consultation des entreprises. Elle doit accepter de recevoir les réponses électroniques des entreprises. Pour les marchés inférieurs à 90 000 euros, elle peut diffuser les avis dappel public à la concurrence sur son site Internet. Quant aux entreprises, elles doivent déposer leurs dossiers de candidature par voie électronique.
Les dossiers des procédures formalisées doivent être dématérialisés sauf sil sagit de pièces que lon ne peut pas mettre sur un support informatique. Par contre, les marchés publics à procédure adaptée ne sont pas soumis à cette obligation. Pour garantir la sécurité et la confidentialité des dossiers, lAdministration doit avoir une plateforme de dépôt pour les candidatures et les offres, et les entreprises doivent avoir une signature électronique ou un certificat électronique qui puisse lidentifier. Le certificat électronique est obligatoire dans toutes les procédures dématérialisées. Il assure la signature et le chiffrement des messages électroniques. Il est utilisé pour lauthentification des serveurs. Il peut être de deux formes. Si lon opte pour une solution logicielle, le certificat est stocké sur le disque dur de l'ordinateur. La solution matérielle (clé USB ou carte à puce) permet une sécurité plus élevée. Il doit être délivré par une Autorité de Certification. La signature électronique nest obligatoire que pour les appels doffres dun montant estimé à plus de 230 000 euros hors taxes. Elle a la même valeur quune signature manuscrite. On distingue la signature électronique simple de la signature électronique sécurisée. La signature sécurisée est demandée pour le dépôt des candidatures et des offres.
Lenchère électronique est une procédure de sélection qui permet aux candidats de diminuer leurs prix et de changer les autres éléments quantifiables de leur offre. Les éléments quantifiables sont ceux qui sont exprimés par des chiffres ou des pourcentages. Ils ne doivent pas être soumis à lappréciation des pouvoirs adjudicateurs. Cest pourquoi certains marchés sont exclus de la procédure. Il sagit notamment des marchés de services et de travaux qui portent sur des prestations intellectuelles, comme la conception d'ouvrage. En principe, lenchère électronique est utilisée dans le cadre des procédures ouvertes, restreintes ou négociées. En fonction des critères dattribution du marché, elle portera sur des éléments différents. Par exemple, si le marché est attribué au prix le plus bas, elle ne visera que le prix.