Dans le cahier des charges, le pouvoir adjudicateur (Etat, collectivités locales et établissements publics) définit ses besoins. Les offres doivent y répondre. Le marché est attribué au candidat qui a présenté loffre économiquement la plus avantageuse. Les critères doivent permettre d'évaluer le niveau de performance de chaque offre par rapport à l'objet du marché et de mesurer le rapport qualité/prix.
Il y a deux grandes catégories de critères de choix des offres. La première catégorie concerne les critères non discriminatoires qui sont liés à lobjet du marché. Il sagit entre autres de la qualité, du prix, de la valeur technique, du caractère esthétique et fonctionnel, des performances en matière de protection de lenvironnement, des performances en matière dinsertion professionnelle des publics en difficulté, du coût global dutilisation, de la rentabilité, du caractère innovant, du service après-vente et de lassistance technique, de la date de livraison, du délai de livraison ou dexécution. La seconde catégorie ne concerne quun seul critère : le prix. On retiendra loffre dont le montant est le moins élevé. Lacheteur pourra sappuyer uniquement sur le prix lorsque lobjet du marché le justifie. Par exemple, pour des achats de fournitures courantes. Il nest pas nécessaire de mentionner les sous-critères de sélection des offres dans lavis dappel public à la concurrence ou dans le règlement de la consultation.
Les offres sont notées pour chacun des critères choisis. La technique d'attribution de la note doit être la même pour toutes les offres. Le pouvoir adjudicateur fixe leur pondération pour les marchés de la procédure formalisée, lorsquon a prévu plusieurs critères. La pondération représente l'importance accordée à chaque critère par rapport à l'ensemble des critères. Elle sexprime par un coefficient, un pourcentage ou encore un nombre de points. On retient l'offre qui est la mieux classée. Les offres inappropriées, irrégulières et inacceptables sont rejetées : elles ne sont pas classées. Une offre est irrégulière lorsquelle est incomplète ou lorsquelle ne respecte pas les exigences mentionnées dans les documents de la consultation. Une offre est inacceptable lorsquelle nest pas conforme aux exigences légales ou règlementaires (règles sur la fiscalité, la protection de l'environnement, les conditions de travail, ). Le pouvoir adjudicateur a la possibilité de préciser sur un ou plusieurs critères une note éliminatoire ou un nombre de points minimum en dessous duquel l'offre classée sera rejetée. Lorsque la pondération nest pas possible, il classe les critères quil retient par ordre dimportance décroissante ou croissante. Cest ce quon appelle la hiérarchisation. Les critères, leur pondération ou leur hiérarchisation sont indiqués dans lavis dappel public à la concurrence ou dans les documents de consultation. Les critères de choix ne doivent porter que sur les offres et non pas sur les capacités des entreprises. Il sagit de deux procédures totalement distinctes. En effet, la vérification de laptitude des soumissionnaires se fait au moment de la sélection des candidatures. On étudie leurs capacités économiques, financières et techniques. Ce sont des critères de sélection qualitative.
Il faut noter que la prise en compte du développement durable dans les marchés publics sest accentuée. Les critères environnementaux ou sociaux doivent être expressément mentionnés dans lavis de marché ou dans le cahier des charges. Ils doivent être en rapport avec l'objet du marché et être suffisamment bien définis pour ne pas offrir une liberté de choix illimitée au pouvoir adjudicateur. Le Groupe détude des marchés Développement durable, Environnement (GEM-DDEN) a pour mission d'élaborer des documents pratiques pour aider les acheteurs publics à intégrer lenvironnement et le développement durable dans leurs marchés. Aussi, les services internes des Administrations mettent en place des guides d'achat dans le cadre de lAgenda 21. Il sagit de proposer dans les appels doffres des clauses ou des critères relatifs au développement durable. Les acheteurs publics doivent justifier devant la Commission des marchés publics de l'État (CMPE) la manière dont ils ont pris en compte les objectifs de développement durable. La saisine de la Commission nest obligatoire que pour les marchés dont le montant prévisible est de six millions d'euros hors taxes et les marchés de prestations intellectuelles destinés à préparer un marché d'un montant susceptible d'atteindre six millions d'euros hors taxes.