Une fois que lemployeur et le candidat choisi parviennent à tomber daccord sur les conditions essentielles du contrat, ils doivent accomplir certaines formalités dembauche. Tout dabord, lemployeur sera en effet tenu détablir une déclaration unique dembauche. Cette déclaration est remplie par lemployeur et adressée à lURSSAF ou à la Mutualité agricole dont relève lentreprise. Tous les employeurs sont assujettis à cette obligation de déclaration, excepté les particuliers qui emploient des salariés à des postes familiaux ou dassistante maternelle. Le fait détablir cette déclaration permettra à lemployeur de satisfaire par la même occasion à certaines obligations auxquelles il est tenu, à savoir, limmatriculation à la sécurité sociale pour lemployeur, l'immatriculation du salarié au régime général, laffiliation à lassurance chômage pour le salarié, l'adhésion à un service de santé du travail. Lemployeur devra par ailleurs établir une déclaration nominative préalable à lembauche et devra également déclarer lembauche du salarié auprès des services de santé au travail, à la suite de quoi une demande dexamen médical dembauche devra être faite.
Pour faciliter les démarches à lemployeur, la déclaration nominative préalable à lembauche est contenue dans la déclaration unique dembauche. Ces déclarations sont obligatoires quelle que soit la nature du contrat et sa durée. Lemployeur qui omettrait de procéder à ses déclarations encourt des sanctions pénales et administratives. Cest à lorganisme chargé du recouvrement des cotisations sociales (c'est-à-dire lURSSAF ou la Mutuelle sociale agricole) que devra être adressée la déclaration. Lemployeur doit la faire parvenir au plus tôt huit jours avant la date dembauche, et au plus tard juste avant lembauche. Pour établir la déclaration lemployeur peut avoir recours au courrier recommandé, télécopie ou encore e-mail. Lorganisme adressera à lemployeur un accusé de réception dans les cinq jours suivants. Une copie devra être remise au salarié.
Lemployeur est également tenu, lorsquil souhaite engager une personne de nationalité étrangère, de vérifier que celle-ci dispose bien dune autorisation de travail en cours de validité. Cette exigence nest toutefois pas applicable à tous les étrangers. En effet, les ressortissants des Etats de lUnion européenne, ainsi que ceux de lIslande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse, peuvent librement occuper en France lemploi quils souhaitent. Lemployeur na pas à exiger dautorisation de travail, il doit seulement sassurer quils disposent dun passeport ou dune carte nationale didentité en cours de validité. Il ny a que deux Etats membres de lUnion européenne - la Bulgarie et la Roumanie - pour lesquels lautorisation de travail reste obligatoire.
Lemployeur doit ensuite inscrire le candidat choisi au registre unique du personnel. Par ailleurs, il devra veiller à ce que le salarié bénéficie dune visite médicale avant lembauche ou avant la fin de la période dessai. Il devra également linformer sur les règles de sécurité élémentaires. Lorsque lon est en présence de travaux dangereux, linformation devra être renforcée. Certains affichages devront être effectués dans les locaux : les horaires de travail et de repos, l'intitulé et la référence de la convention collective applicable à lentreprise, le règlement intérieur, les consignes en cas dincendie, etc.
Dernière étape, au moment de lembauche lemployeur devra remettre au salarié certains documents. Il sagira de lui fournir un document reprenant toutes les informations contenues dans la déclaration préalable dembauche ainsi que le volet destiné au salarié de laccusé de réception adressé par lURSSAF ou la Mutuelle sociale agricole lors de la déclaration préalable dembauche.