LArrangement de Madrid et son protocole ont mis en place un système denregistrement de marque internationale, administré par le Bureau international de lOrganisation Internationale de Propriété Intellectuelle (dit OMPI). Ce système permet de procéder à un seul enregistrement de marque internationale qui équivaut à de multiples demandes denregistrement des offices désignés dans la demande. Ce système présente lavantage de réduire considérablement les formalités (en cas de changement de titulaire ) même si la protection accordée nest pas uniforme selon les pays visés. Il sagit dexposer les conditions à remplir et la procédure à suivre, pour déposer une marque à linternational.
Tout dabord, le requérant doit être une personne physique ou morale, ressortissante dun pays partie aux conventions mentionnées précédemment. Elle peut également y être domiciliée ou posséder un établissement industriel ou commercial effectif dans le pays partie. Une fois cette qualité vérifiée, il sagit de veiller à respecter les conditions de forme de la demande de marque internationale. Cette demande est déposée devant linstance nationale autrement dit du pays dorigine, soit lInstitut National de Propriété Industrielle (INPI) pour la France, qui la transmettra au Bureau International par la suite. Au préalable, la demande de marque internationale doit porter sur une marque antérieurement enregistrée en droit français et donc devant lINPI. Le dossier de demande doit contenir une copie de la marque française ainsi que les produits et services visés par lenregistrement. De plus, il faut évidemment désigner les pays pour lesquels le requérant désire voir sa marque protégée. La demande peut être rédigée en français si elle est déposée devant lINPI. Le déposant peut revendiquer un délai de priorité sil a déposé sa marque devant un pays partie à la Convention de Paris et/ou de lOrganisation Mondiale du Commerce. Ce délai est de six mois à compter du dépôt de la marque à lINPI.
Par ailleurs, le tarif de lenregistrement de la marque internationale se calcule selon trois paramètres. A partir dun prix de base (653 francs suisses pour une marque en noir et blanc, 903 francs suisses pour une marque en couleur), il y a un supplément pour chaque pays visé pour lequel on demande la protection (100 francs suisses par pays visé), et un supplément de prix à partir de la quatrième classe de produits et/ou de services désignés.
Il appartient au requérant de vérifier que la marque prétendant à la protection internationale, est valable conformément aux différents droits internes des pays visés par lenregistrement international, et disponible. Cette vérification passe par des recherches dantériorités pour chaque pays visé par lenregistrement. Ensuite, il convient de remplir le formulaire de dépôt de marque internationale. Dans ce formulaire, le requérant doit indiquer ses coordonnées complètes, des informations sur la marque préalablement déposée au niveau national, la liste des produits et services visés par le dépôt sachant que cette liste ne saurait être plus extensive que les produits et services visés par le dépôt national. De plus, les pays visés par le dépôt doivent évidemment être renseignés. Cette demande est nécessairement accompagnée dune reproduction de la marque, identique au dépôt de la marque française. Après le paiement à lOMPI des frais détaillés précédemment, il appartient au requérant de se représenter à lINPI accompagné du justificatif de paiement et dautres pièces. En complément de ce justificatif, il faut transmettre à lINPI le formulaire de dépôt, un certificat denregistrement de la marque française et 60 euros. Ce dossier peut éventuellement comprendre des mandats (quand le requérant a recours à un mandataire qui ne soit ni conseil en propriété industrielle, ni avocat) et/ou une déclaration dintention dusage de la marque si les Etats-Unis sont visés par la demande.
Une fois ce dossier déposé, lINPI fait quelques vérifications de forme, notamment sa compétence. Tout dabord, il vérifie que la marque est effectivement déposée à lINPI et que la marque déposée est identique à la marque internationale. De plus, il vérifie que les produits et services visés par la marque internationale ne sont pas nouveaux par rapport au dépôt français. La date est également vérifiée pour le cas où le requérant ait demandé un droit de priorité. De plus, lINPI doit certifier de la date de réception de la demande de marque internationale car elle constitue la date de lenregistrement international, sauf pour le cas dune demande irrégulière pour laquelle la date de régularisation constituera la date de lenregistrement international. Si le dossier ne présente aucune irrégularité, il sera transmis à lOMPI pour lenregistrement de la marque internationale. En cas dirrégularités, lINPI invite le requérant à rectifier celles-ci dans les plus brefs délais. Attention, le fait que lINPI ait validé le dossier à ce stade ne veut pas dire que la marque est valable pour lOMPI et encore moins pour chaque pays visé dans la demande. Dailleurs, lINPI et lOMPI ne font pas en principe de recherches dantériorités pour vérifier la disponibilité de la marque internationale, dans chacun des pays visés par la demande.
Dans un délai maximum de deux mois suivant le dépôt de la demande, lINPI transmet le dossier de marque internationale à lOMPI. Le Bureau International, auprès de lOMPI, vérifie la conformité de la demande aux prescriptions de lArrangement ou du Protocole et du règlement dexécution commun et notamment le paiement des redevances. En cas dirrégularités, lOMPI notifie lINPI et le demandeur. Ce dernier devra rectifier ces irrégularités dans un délai de trois mois, sous peine de devoir recommencer toute la procédure de demande de marque internationale devant lINPI. En labsence dirrégularités, le Bureau International inscrit la marque au Registre international des marques et publie cette dernière dans la Gazette. Il adresse également un certificat denregistrement au requérant et envoie lenregistrement de la marque internationale à chaque « INPI » (office étranger) des pays visés par lenregistrement.