Le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est tenu par le tribunal de commerce. Il est placé sous la surveillance du Président de ce tribunal ou dun juge commis à cet effet. Ils sont compétents pour toutes les contestations entre lassujetti (celui soumis à lobligation dimmatriculation au RCS) et le greffier. Les RCS des différents greffes de tribunaux sont centralisés dans le Registre National du Commerce et des Sociétés (RNCS). Il est tenu par lInstitut National de la Propriété Industrielle (INPI).
Toute société qui effectue des opérations commerciales afin dacquérir la personnalité morale, cest-à-dire une existence juridique, devra procéder à son immatriculation (enregistrement) au RCS. La demande doit se faire dans un délai de quinze jours à partir du commencement de lactivité commerciale. Le dossier dimmatriculation contient la copie de lensemble des formalités effectuées par lentreprise (immatriculation, modification, radiation).
Sont soumis à lobligation dimmatriculation au RCS : les personnes physiques (cest-à-dire individus) qui sont des commerçants ; les sociétés et groupements d'intérêt économique (GIE) qui ont leur siège dans un département français et qui ont la personnalité morale ; les sociétés commerciales dont le siège ne se trouve pas dans un département français mais qui y ont un établissement ; les établissements publics français à caractère industriel ou commercial (EPIC) ; les autres personnes morales dont l'immatriculation est prescrite par la loi ou les règlements ; les collectivités ou établissements publics étrangers établis dans un département français.
Parmi les informations et les documents au RCS on trouve tout dabord le certificat didentité de lentreprise. Cest un document daté et certifié par l'INPI, contenant les données légales enregistrées au RNCS. La fiche didentité contient lidentité, les procédures collectives, les dirigeants et les administrateurs de la société. Ensuite, les éléments financiers comprennent les grandes lignes du bilan, les soldes intermédiaires de gestion, les ratios sur trois exercices et l'évolution des chiffres clés sur cinq exercices.
Les comptes annuels saisis sont dune part, les comptes sociaux constitués uniquement des comptes de la société (ne sont pas pris en considération les comptes des filiales ou autres entités composant le groupe) et qui contiennent un bilan descriptif des éléments constituant lactif et le passif de la société ; le compte de résultat qui récapitule les produits et les charges de lexercice (sans prendre en compte leur date dencaissement ou de paiement) et qui fait apparaitre le bénéfice ou la perte de lexercice ; les annexes ; le rapport de gestion qui présente linformation comptable par le Conseil dadministration à lAssemblée générale et qui décrit la situation de la société, son activité de lannée, ses résultats, ses progrès et ses difficultés, la rémunération et les avantages des mandataires sociaux de la société ; le rapport du commissaire aux comptes qui contient le résultat fiscal et la situation financière des comptes sociaux, ainsi que les éventuelles irrégularités et inexactitudes que le commissaire au compte a pu constater et qui doivent être portées à la connaissance du Conseil dadministration ou du Conseil de surveillance ; dautre part, les comptes consolidés qui sont constitués du bilan et des comptes de la société et de ses filiales. Ils décrivent la situation active et passive de la société et les résultats des filiales et des sociétés dont elle détient une participation. Enfin, on trouve la copie officielle des pièces déposées par l´entreprise.
Les informations portées au RCS permettront la délivrance, par le greffier du tribunal du commerce, du Kbis, un document officiel et légal qui atteste de lexistence juridique de la société et qui contient lennsemble des décisions du tribunal de commerce en matière de procédures de sauvegarde, redressement et liquidation judiciaires, ainsi que des informations relatives à lactivité de la société et lidentité des dirigeants, administrateurs et commissaires aux comptes.