Pour chaque affaire, il est gardé une copie de lacte introductif dinstance au secrétariat de la juridiction qui est saisie. Le secrétariat tient un répertoire général des affaires qui sont soumises au tribunal. Ce répertoire général indique la date de la saisine, le numéro d'inscription, le nom des parties, la nature de l'affaire, s'il y a lieu la chambre à laquelle celle-ci est distribuée, la nature et la date de la décision.
Chaque litige est inscrit dans un répertoire, un dossier est constitué et il reprend lessentiel des informations concernant laffaire (identités des parties, juge qui a traité le litige, avocats etc.). Tous les actes et documents qui sont liés à laffaire sont ensuite ajoutés au dossier. Lorsque la procédure est orale, les demandes que les parties ont formulé par écrit, sont notées au dossier ou consignées dans un procès-verbal.
Par ailleurs, dans chaque juridiction il est tenu par le secrétaire un registre daudience. Pour chaque audience y sont portés : la date de l'audience ; le nom des juges et du secrétaire ; le nom des parties et la nature de l'affaire ; l'indication des parties qui comparaissent elles-mêmes dans les matières où la représentation n'est pas obligatoire ; le nom des personnes qui représentent ou assistent les parties à l'audience. Le secrétaire y mentionne également le caractère public ou non de l'audience, les incidents d'audience et les décisions prises sur ces incidents. Le registre est signé, après chaque audience, par le président et le secrétaire.
Lorsque la décision fait lobjet dun recours, d'un appel ou d'un pourvoi en cassation, le secrétaire de la juridiction saisie demande, au secrétariat de la juridiction qui a statué, que lui soit communiqué le dossier. Les pièces nécessaires à la poursuite de l'instance sont elles aussi transmises à ce moment là.
Lacte doit être remis au secrétariat dans les quatre mois qui suivent l'assignation, faute de quoi, il devient caduc. La date à laquelle laudience aura lieu est fixée par le président du tribunal. Le jour venu, le président appelle l'affaire et distingue les dossiers qui méritent une instruction (c'est-à-dire une enquête plus approfondie) de ceux qui sont prêts ou presque prêts à être plaidés. Lorsque l'affaire est en état dêtre jugée immédiatement et même si le défendeur ne comparaît pas, mais que 15 jours se sont écoulés depuis la date de l'acte introductif, l'affaire est renvoyée à l'audience de plaidoirie et le président déclare l'instruction close. Cest à ce moment là quil fixe la date de l'audience, il peut également choisir de la tenir le jour même. Si l'affaire est presque prête à être jugée et qu'elle peut être mise en état par un ultime échange de conclusions ou de pièces, le président peut renvoyer les parties à une audience ultérieure.
Pour les dossiers complexes, le juge de la mise en état doit sassurer que les parties ont bien procédé à léchange des pièces. Il peut entendre les avocats et leur adresser des injonctions. Le juge de la mise en état, fixe au fur et à mesure les délais de communication des pièces et des conclusions au regard de l'urgence.
Les conclusions qui sont déposées à ce moment là doivent reprendre les demandes des parties et les arguments quils ont avancé. Ceux qui ny figurent pas sont considérées comme abandonnés. Quand le juge estime que l'affaire est prête à être plaidée, il déclare l'instruction de l'affaire close. Il renvoie alors l'affaire devant le tribunal à une date de plaidoirie qui a préalablement été fixée par le président du tribunal ou par lui-même.