Lorsque lon fait expédier des marchandises, en France ou à létranger, par un transporteur français ou non, le document le plus important est évidemment le contrat de transport, que lon appelle « la lettre de voiture ». Si ce document ne connaît pas un formalisme rigide, sa forme étant libre, il doit tout de même contenir des mentions obligatoires. La lettre de voiture est habituellement établie par le transporteur, dailleurs son édition à bord du véhicule, par des moyens informatiques, est tout à fait possible. Ce document devra rester dans le véhicule. Les mentions que doit comporter ce document sont les suivantes : la date, les coordonnées ainsi que le numéro SIRENE du transporteur, la date à laquelle les marchandises ont été chargées, la nature, la quantité, le poids des marchandises transportées. Sy ajoute lidentité de celui qui les envoie, ladresse où elles seront chargées ; lidentité de celui qui les recevra et ladresse où elles seront déchargées.
Il faudra également vérifier lexistence du « document de suivi » établi par le transporteur, lequel retrace les différentes étapes du transport et les prestations du transporteur. Le document de suivi doit impérativement comporter les mentions suivantes : les date et heure d'arrivée au lieu de chargement, les date et heure de départ du véhicule chargé libéré, lheure d'arrivée au lieu de déchargement demandée par le remettant ou son représentant, ces mentions feront lobjet dune signature conjointe du conducteur et de lexpéditeur de la marchandise. Dautres mentions figureront dans le document de suivi, celles-ci feront l'objet d'une signature conjointe du conducteur et du destinataire de la marchandise. Ce sont les date et heure d'arrivée au lieu de déchargement et les date et heure du véhicule déchargé libéré. A bord du véhicule, on trouvera également le « justificatif de la relation d'emploi », ce document prouve quun lien professionnel existe bien entre le transporteur et l'employeur. Pendant deux ans, la lettre de voiture devra être conservée par le transporteur pour répondre à léventuelle demande des services administratifs, lorsquils voudront connaître par exemple les tarifs pratiqués par la société de transport.