Toute personne a un droit de libre accès aux documents administratifs. Il nest pas nécessaire de donner les raisons de sa demande ou de prouver que lon a un intérêt à agir. La Commission daccès aux documents administratifs (CADA) fixe quels sont les documents administratifs qui sont communicables. En effet, il y des documents que lon dit « sensibles » et qui ne peuvent pas être communiqués. Ce sont les secrets qui sont protégés par la loi. Il sagit en particulier des documents qui pourraient contrevenir à la politique extérieure de la France, à la recherche des infractions fiscales et douanières ou encore à la sûreté de lEtat ou des personnes. Par ailleurs, certains documents administratifs qui concernent les personnes ne peuvent pas être communiqués. Par exemple, ceux qui porteraient atteinte au secret de la vie privée. Cependant, il est possible de communiquer ces documents lorsque les mentions « sensible » ou « personnelle » sont cachées. Enfin, il y a des régimes particuliers pour la communication dun certain nombre de documents administratifs. Cest le cas par exemple des comptes administratifs des communes, des casiers judiciaires ou encore des cadastres.
La demande se fait par écrit, en lettre recommandée avec accusé de réception à la personne qui détient le document. Mais, elle peut aussi se faire oralement. Il faut préciser le nom, la date, lauteur, lobjet du document, sa place dans la procédure administrative ainsi que les textes quil met en application. Une personne de lAdministration est nommée responsable de laccès aux documents administratifs. LAdministration nest pas obligée de répondre sil sagit de demandes abusives. Soit on demande daccéder à un document administratif, soit à un document darchives publiques. Les documents qui peuvent être librement communiqués sont accessibles même sils font partie des archives publiques. Quant aux documents qui ne peuvent pas être communiqués librement (documents administratifs sensibles ou documents administratifs relatifs aux personnes), ils seront accessibles après 25 à 100 ans. Le délai dépend des informations contenues. LAdministration peut accepter des dérogations. Il est possible de consulter le document gratuitement sur place, demander un envoi par courrier électronique ou sur une clé USB, demander une photocopie ou la reproduction sur un support électronique. Dans ces deux derniers cas, ce sera aux frais du demandeur. Le prix maximum est de 0,18 euros par page A4 en noir et blanc, 1,83 euros pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. Tout dépendra toutefois des moyens techniques de lAdministration.
En labsence de réponse dans le délai dun mois, cest un refus. Le demandeur doit alors saisir la CADA dans les deux mois. Il faut joindre le courrier de la demande, du refus et indiquer pourquoi on conteste le rejet de lAdministration. La CADA rend un avis favorable ou défavorable quelle adresse au demandeur et à lAdministration sous un mois. LAdministration aura un mois pour répondre à la CADA. En labsence de réponse au-delà de deux mois, cest une confirmation du refus. Il sera alors possible de recourir devant le tribunal administratif. Le Conseil dEtat sera compétent si lAdministration en cause est un organisme national. LAdministration peut confirmer le rejet de la demande même en cas davis favorable de la CADA. Le juge pourra ordonner à lAdministration de communiquer le document. Il annulera la décision de refus de communication de lAdministration si elle nest pas justifiée.
LAdministration nest pas tenue de communiquer des documents administratifs qui ont été publiés. La publicité se fait dans les bulletins officiels de chacun des Ministères ou dans les recueils des actes administratifs des Préfectures pour les services départementaux de lEtat. Ils doivent être trimestriels. Pour les collectivités locales, établissements publics et autres organismes publics, la publicité se fait dans un bulletin officiel ou dans un registre spécial. La publication est obligatoire pour certaines directives, instructions, notes et réponses ministérielles. Elle doit se faire dans les quatre mois qui suivent ladoption du document. Elle sera partielle lorsque les documents mentionnent des informations qui ne sont pas communicables. Il faut noter que depuis le 01 mai 2009, les circulaires et les instructions des Ministres aux services et établissements de l'Etat doivent être publiées sur Internet. A défaut, elles ne seront pas applicables.