Tous les opérateurs économiques peuvent participer au dialogue compétitif. Le pouvoir adjudicateur (Etat, collectivité et établissements publics) y a recours lorsquun marché est très complexe. Autrement dit, il ne peut pas déterminer quelles sont les solutions techniques qui peuvent satisfaire au mieux ses besoins ou il nest pas en mesure de monter juridiquement ou financièrement son projet. Cest le cas notamment pour les grands projets dinfrastructure.
Lavis de marché précise les besoins et les exigences du pouvoir adjudicateur ; le nombre minimal et maximal de candidats quil prévoit dinviter ; les critères d'attribution du marché ; et enfin, le déroulement du dialogue. Le nombre minimum de candidats ne peut pas être inférieur à trois. Le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques abordent tous les aspects du marché et les moyens qui peuvent répondre au mieux aux besoins. Le délai minimum de réception des demandes de participation est de trente-sept jours. Ensuite, le pouvoir adjudicateur invite en même temps et par écrit les candidats retenus à dialoguer. A la fin de la discussion, on définit des solutions techniques, économiques et juridiques. Le pouvoir adjudicateur doit assurer l'égalité de traitement entre les candidats et il doit protéger les informations confidentielles.
La procédure peut comprendre plusieurs phases. Il sagit de limiter le nombre de solutions sur lesquelles il faudra discuter pendant le dialogue. Le pouvoir adjudicateur continue le dialogue jusqu'à ce qu'il puisse définir les solutions qui pourront le mieux satisfaire ses besoins. Ensuite, il clôt le dialogue, en informe les participants et les invite à rendre leur offre finale. Il peut demander que les offres soient explicitées et perfectionnées mais il ne faut pas en modifier les éléments de base. Le pouvoir adjudicateur évalue les offres selon les critères d'attribution qui ont été déterminés dans l'avis de marché. Le marché sera donné à celui qui a présenté l'offre économiquement la plus avantageuse. Le pouvoir adjudicateur peut attribuer des prix ou des paiements aux candidats qui ont participé au dialogue.