La procédure négociée permet au pouvoir adjudicateur de consulter les opérateurs économiques de son choix et de négocier avec eux les modalités du marché. Elle peut être utilisée lors de la procédure adaptée. La finalité de la négociation est de permettre dadapter les offres aux exigences indiquées dans l'avis de marché, le cahier des charges et les documents complémentaires. Il sagit de trouver soit loffre économiquement la plus avantageuse, soit le prix le plus bas.
Les marchés sont négociés soit après publicité préalable et avec mise en concurrence ; soit sans publicité préalable et sans mise en concurrence. La procédure négociée avec publicité préalable et mise en concurrence sapplique lorsque lon a constaté des offres irrégulières dans une autre procédure ; pour certains marchés où il est impossible de fixer les prix au préalable ; dans le domaine des services, pour certaines prestations intellectuelles ou pour des travaux de recherche ou d'expérimentation. La procédure négociée sans publicité préalable est justifiée lorsquaucune offre n'a été présentée pour répondre à une procédure ouverte ou restreinte ; lorsque le marché ne peut être attribué qu'à un opérateur économique précis ; en cas d'urgence ou encore pour les marchés de services, lorsquils sont attribués au lauréat d'un concours. Dans les procédures négociées avec publicité préalable, les demandes de participation doivent être transmises dans un délai de trente-sept jours à partir de l'avis de marché. En cas d'urgence, le pouvoir adjudicateur peut réduire le délai minimal à quinze jours. Il sera de dix jours lorsque l'avis est électronique.
Le pouvoir adjudicateur invite en même temps et par écrit les candidats retenus à négocier. Ils doivent être au minimum trois. Il indique les documents du marché, la date limite de réception des offres, l'adresse de transmission et les langues de rédaction. La négociation porte sur toutes les composantes dune offre : le prix, la quantité, la qualité, les délais, les garanties de la bonne exécution du marché et les éléments dexécution des prestations. La seule limite est de ne pas remettre en cause de manière excessive ce qui est écrit dans le cahier des charges initial. Les négociations peuvent conduire à une évolution du projet initial. Mais, en aucun cas elles ne doivent aboutir à une transformation complète des projets proposés. Lacheteur public doit diffuser les mêmes informations à tous les candidats et dans les mêmes délais. Les conditions de présentation des candidatures et des offres doivent être les mêmes pour tous les candidats. Les informations concernent la forme de la négociation (entretiens, échanges écrits de propositions,...) ; la durée et les conditions de la négociation (durée des séances de négociation, personne responsable des négociations, présentation déchantillons, ). Le pouvoir adjudicateur peut restreindre le nombre de candidats admis à présenter une offre. Le nombre minimum ne peut pas être inférieur à trois. A la fin des négociations, il attribue le marché à celui qui a présenté loffre économiquement la plus avantageuse.