Les personnes qui accueillent, en vue de son adoption, un enfant étranger doivent avoir obtenu lagrément. Les autorités du pays daccueil doivent constater que les futurs parents adoptifs sont qualifiés et aptes à adopter. Les postulants bénéficient dune formation et dune préparation. Par exemple, on les informe sur les spécificités du pays dorigine, sur les questions déthique, sur les origines de lenfant etc. La proposition denfant à ladoption est accompagnée dun rapport sur lenfant. Le refus ne peut être motivé que par la non-correspondance de la proposition avec lagrément et le projet des adoptants. Dans le cas contraire, aucune autre proposition ne pourra être faite. Laccord pour accueillir lenfant est transmis au pays dorigine par le pays daccueil. Les adoptants doivent être disponibles et aptes pour accueillir un enfant qui a souffert de carences graves et qui présente des caractéristiques et des besoins spécifiques. La disponibilité doit être familiale, sociale, psychologique et médicale.
Le dossier dadoption de lenfant et le dossier des adoptants a pour finalité de permettre un apparentement. Lenfant ne peut sortir du pays dorigine que si une décision de placement ou dadoption est prise par lautorité judiciaire ou administrative compétente et si les conditions de ladoption lui garantissent une stabilité juridique dans son pays daccueil. La Convention de la Haye s'applique pour les déplacements des enfants de leur pays dorigine vers le pays daccueil. La règle est que le déplacement se fait en compagnie des parents. Mais certains pays dorigine et certains Organismes autorisés pour ladoption (OAA) privilégient le déplacement des enfants avec une escorte. Dans ce cas, les modalités de déplacement sont sous la responsabilité des autorités centrales des Etats dorigine et daccueil et des OAA.
Avant la décision dadoption, un séjour de convivialité est organisé. Cest le pays dorigine qui décide de la date à laquelle les adoptants pourront venir rencontrer lenfant, la durée et les modalités du séjour. Il prend la forme soit dun accueil avant adoption, soit il sagira de rencontrer lenfant qui reste dans sa famille dorigine ou dans linstitution dans laquelle il a été placé. Ce séjour doit être assez long pour donner un temps suffisant à lenfant afin quil puisse décider sil souhaite vivre de façon permanente dans sa nouvelle famille. La durée de ce séjour peut dépendre, soit de la loi du pays dorigine de lenfant (six mois en France, un an en Turquie ou au Sénégal etc.), soit dune décision judiciaire ou administrative du pays dorigine qui est prise en fonction de lâge et du vécu de lenfant (deux à quatre semaines au Mexique, cinq à sept semaines en Colombie etc.). Durant le séjour, lenfant doit être accompagné par des professionnels des services de protection de lenfance. Ils sont chargés dévaluer la qualité des liens qui se nouent et lintégration de lenfant dans sa nouvelle famille. A la fin du séjour, et en fonction des rapports de suivi des services de laide sociale à lenfance, la décision définitive dadoption est prise.
Pour le bien être de lenfant, le principe de subsidiarité suppose que les enfants doivent être élevés dans leur famille dorigine, leur famille élargie ou dans un milieu familial adoptif du pays dorigine. Ladoption internationale ne doit intervenir quen dernier recours. En effet, elle ne peut être envisagée quaprès avoir considéré toutes les solutions possibles au niveau national et après avoir établi que lenfant ne peut pas être pris en charge de manière acceptable dans son pays dorigine. Le principe de non-discrimination garantit des droits équivalents pour tous les enfants adoptés. Lenfant a le droit de connaître son histoire et de disposer dinformations sur ses parents biologiques et ses frères et surs. Il doit en exprimer le besoin. Lenfant, les parents biologiques et la famille adoptive ont droit à la confidentialité et au respect de leur vie privée. Laccès à leur dossier est très réglementé.