Dans certains cas, les associations à but non lucratif nont pas à déclarer les données personnelles de leurs membres et de leurs donateurs. Le fichier doit servir uniquement à enregistrer et mettre à jour les renseignements individuels ; faire des statistiques et constituer un annuaire des membres. Les données doivent concerner lidentité des personnes ; lidentité bancaire ; la vie associative ; les données de connexion. En revanche, la déclaration est obligatoire pour les données qui renseignent sur les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, lappartenance syndicale ; la santé ou la vie sexuelle ; les infractions, les condamnations ou les mesures de sûreté ; les difficultés sociales et économiques ; le numéro INSEE et le numéro de Sécurité sociale.
L'association qui crée un fichier qui contient les données personnelles doit préciser sur chacun des documents : lidentité du responsable du traitement ; le but de la collecte de renseignements ; le caractère obligatoire ou facultatif des réponses ; les conséquences de labsence de réponse ; les destinataires des renseignements ; le droit d'opposition, d'accès et de rectification. Les données personnelles ne peuvent pas être conservées après la démission ou la radiation, sauf si la personne concernée a donné son accord.
Le candidat à un poste de dirigeant peut demander quon lui transmette la liste des adhérents à partir du moment où il sengage à ne lutiliser que pour lélection et quil la détruise à la fin des élections. Un membre de l'association peut demander quon lui communique la liste de tous les membres, sauf disposition contraire dans les statuts. Enfin, l'association a la possibilité de vendre ou de louer son fichier. Il faut préalablement en informer les adhérents et ils doivent pouvoir s'y opposer.
Le site web de l'association doit être déclaré à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) sil collecte sil ou diffuse des données personnelles. Si toutes ces formalités ne sont pas respectées, des peines damendes et d'emprisonnement sont prévues.